Questions fréquentes

Mise à jour du 22 octobre 2026. Les réponses décrivent le service tel qu'il est ; ce qui est prévu et pas encore ouvert est dit comme tel.

Démarrer

À qui s'adresse MonBailFacile ?

Aux agences de gestion immobilière, aux gérants de biens et aux propriétaires qui gèrent eux-mêmes leurs locations, en Côte d'Ivoire. Le service tient les biens, les propriétaires, les locataires, les baux, les échéances de loyer, les encaissements et les documents remis. Il est en français et en francs CFA.

Comment ouvrir un espace ?

Depuis la page d'accueil, cliquez sur « Créer mon espace ». La première question est ce que vous gérez : vos propres biens, les biens d'un proche, ou ceux d'autrui en tant qu'agence. Si vous êtes une agence, vous déclarez sa raison sociale et votre compte d'administrateur. Si vous gérez vos propres biens, vous ne déclarez que vous : votre fiche de propriétaire est créée en même temps que votre espace. Si vous gérez les biens d'un proche, vous ne déclarez que vous aussi, et vous enregistrez ensuite le propriétaire puis ses biens. Dans les trois cas, vous recevez le produit entier.

Faut-il un moyen de paiement pour s'inscrire ?

Non. L'inscription est gratuite et ne demande aucun moyen de paiement. La formule gratuite, jusqu'à trois biens sous bail, est permanente.

Comment ajouter les personnes de mon équipe ?

Dans la rubrique Accès, à la page Comptes, créez un compte pour chaque personne avec son adresse électronique. Elle reçoit un courriel avec un lien, valable sept jours, pour choisir son mot de passe. Vous lui donnez ensuite un ou plusieurs rôles depuis la page Rattachements. Un compte ne se partage pas : chacun le sien, avec ses droits.

J'ai oublié mon mot de passe.

Sur l'écran de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié » et saisissez votre adresse. Si un compte existe, un lien valable une heure y est envoyé. Par sécurité, le message est le même que l'adresse soit connue ou non.

Une même personne peut-elle travailler dans plusieurs agences ?

Oui. Un compte appartient à une personne, pas à une agence. Chaque agence qui la rattache lui donne un profil, et elle choisit à la connexion sous quel profil elle travaille. Un seul mot de passe pour tous.

Formules et paiement

Combien coûte le service ?

La formule gratuite couvre jusqu'à trois biens sous bail actif, sans limite de durée. Au-delà, les formules payantes sont publiées sur la page d'accueil, à la rubrique Tarifs, et dans votre espace à la rubrique Abonnement. Les prix sont annuels, en francs CFA ; un paiement mensuel est possible, à un tarif un peu supérieur au douzième de l'annuel.

Y a-t-il une période d'essai ?

Il n'y en a pas besoin : la formule gratuite n'expire pas, et toutes les fonctionnalités y sont ouvertes. Vous passez à une formule payante le jour où vous mettez un quatrième bien sous bail.

Qu'est-ce qui est compté dans le quota ?

Les biens qui sont sous un bail en cours. Un bien vacant, un propriétaire, un locataire ou une personne de votre équipe ne comptent pas. Un bail qui porte sur plusieurs biens, un immeuble entier par exemple, compte autant de biens qu'il en réunit.

Que se passe-t-il quand j'atteins mon quota ?

La création d'un nouveau bail est refusée, et le message vous dit quelle formule le permettrait et ce qu'elle coûte. Rien d'autre ne change : vos données restent accessibles et vos baux en cours continuent.

Puis-je changer de formule en cours d'année ?

Vous pouvez passer à une formule supérieure à tout moment. Le coût est calculé au prorata des jours qui restent dans votre période, et la date de fin ne change pas : vous achetez du quota, pas du temps. Une formule inférieure se prend au renouvellement.

Comment payer ?

Le règlement se fera dans l'espace, à la rubrique Abonnement, par mobile money ou carte bancaire, sur la page d'un prestataire de paiement agréé. Cette rubrique de paiement ouvre avec les premiers abonnements payants ; d'ici là, le service est gratuit pour tous. Aucun règlement ne se fait hors du service.

Le renouvellement est-il automatique ?

Non. À l'approche de l'échéance, le service vous propose de renouveler et vous confirmez le règlement. Si vous ne renouvelez pas, votre espace revient à la formule gratuite : vos données restent là, et seule la création de baux au-delà de trois biens est refusée.

Biens et baux

Puis-je gérer un immeuble avec plusieurs appartements ?

Oui. Un bien peut en contenir d'autres : l'immeuble est le bien parent, chaque appartement ou studio est une unité. Chaque unité a son propre bail, et l'immeuble entier peut aussi être loué d'un bloc à un seul locataire.

Un bail peut-il porter sur plusieurs biens ?

Oui, à condition qu'ils appartiennent au même propriétaire et au même immeuble. Le loyer est alors global. Le bail n'a qu'un seul titulaire : la colocation n'est pas gérée.

Comment se calcule l'échéancier ?

À la création du bail, à partir du loyer, de la périodicité, du jour d'échéance et de la date de début. Les échéances sont générées d'avance et ne se saisissent pas à la main. Si vous reprenez un bail commencé avant votre arrivée dans le service, l'échéancier part de la date de reprise, et ce que le locataire doit encore se saisit à part.

Que se passe-t-il à la fin d'un bail ?

Un bail arrivé à son terme se reconduit tacitement, et chaque reconduction est enregistrée. Un congé, donné par le locataire ou par le bailleur, fait passer le bail en préavis jusqu'à sa date de sortie. Le congé donné par le bailleur est un acte sensible, qui peut exiger la validation d'une seconde personne de votre équipe.

Puis-je modifier un bail en cours ?

Oui, avec une date d'effet : le loyer ou la périodicité changent à cette date, et les échéances qui suivent sont refaites. Les échéances déjà réglées ne bougent pas.

Comment faire un état des lieux ?

Depuis le bail, ouvrez ses états des lieux. Un état d'entrée ou de sortie se remplit pièce par pièce, avec les relevés de compteur et des photographies, puis se clôt : une fois clos, il ne se modifie plus et son document peut être remis au locataire. L'état de sortie se compare à l'état d'entrée.

Loyers et encaissements

Comment enregistrer un loyer reçu ?

Dans la rubrique Loyers, sur l'échéance concernée, cliquez sur Encaisser et saisissez le montant, le mode et la date. Un règlement partiel est possible : l'échéance garde ce qui reste dû. Une quittance peut être émise dès que l'échéance est soldée, automatiquement si vous l'avez réglé ainsi.

Je me suis trompé en saisissant un paiement.

Un paiement ne se modifie pas et ne s'efface pas : c'est ce qui donne sa valeur au journal. Il s'annule par une écriture inverse, qui laisse une trace des deux, puis vous saisissez le bon montant. L'annulation d'un paiement est un acte sensible, qui peut exiger un second regard.

Comment gérer la caution et les frais d'entrée ?

À la signature, le service calcule ce qui est dû à l'entrée : l'avance de loyer, la caution et la commission d'agence. Chaque versement s'enregistre, en une fois ou en plusieurs, avec un reçu à chaque fois et une quittance de solde à la fin. La caution est conservée à part et se restitue à la sortie, déduction faite des retenues justifiées par l'état des lieux.

Comment fonctionnent les relances ?

Le service envoie de lui-même, par courriel, un rappel avant l'échéance et des relances après, aux moments que vous réglez dans la rubrique Relances. Les messages partent au nom de votre agence, jamais au nom du service. Un locataire sans adresse électronique n'est pas relancé ; l'envoi par SMS est prévu en option.

Que faire quand un locataire ne paie plus ?

Quand les relances sont épuisées, le bail apparaît dans la rubrique Recouvrement. Vous pouvez envoyer un avertissement, puis ouvrir un dossier et y noter ce que votre huissier ou votre avocat vous rapporte. Le service ne produit aucun acte juridique : il tient le carnet du dossier, il ne se substitue pas à vos conseils.

Comment reverser au propriétaire ?

Depuis la fiche du propriétaire, un reversement s'enregistre comme un paiement sortant, et un relevé de gérance peut être émis pour une période : loyers encaissés, commission de gestion retenue, montant reversé, report du relevé précédent.

Documents

Quels documents le service produit-il ?

Les quittances de loyer, les reçus de paiement, les avis d'échéance, les reçus de frais d'entrée et la quittance de solde, le document de restitution de caution, les fiches d'état des lieux, les relevés de gérance, ainsi que des états de travail : état des impayés, journal des encaissements, rapport statistique. Les documents sont en PDF, au nom de votre agence, avec vos coordonnées et votre mention de pied de page.

À quoi sert le code QR sur une quittance ?

À vérifier qu'elle est authentique. Quiconque scanne le code, ou tape l'adresse courte imprimée dessous, voit ce que le document dit et peut le comparer à ce qu'on lui présente. Cette page ne demande aucun compte et n'enregistre pas qui la consulte.

Puis-je modifier un document émis ?

Non. Un document remis à quelqu'un ne se modifie pas : il s'annule, reste consultable comme annulé, et un nouveau document est émis. C'est ce qui permet à celui qui le détient de s'y fier.

Puis-je envoyer une quittance par courriel ?

Oui, depuis la rubrique Documents, au locataire dont l'adresse est renseignée. L'envoi part au nom de votre agence.

Équipe et droits

Comment fonctionnent les rôles ?

Un rôle est un ensemble de droits, et un droit ouvre une action précise : voir les biens, encaisser, émettre un document, gérer les comptes. Des rôles standard sont fournis ; vous pouvez composer les vôtres et masquer ceux qui ne vous servent pas. Une personne peut cumuler plusieurs rôles.

Qu'est-ce que le second regard ?

Certains actes, l'annulation d'un paiement, la résiliation d'un bail, la restitution d'une caution, peuvent exiger qu'une autre personne que celle qui les demande les valide. Les demandes attendent dans la rubrique Actes à valider. Vous décidez, par les rôles, qui demande et qui valide.

Puis-je retirer l'accès à quelqu'un ?

Oui, depuis la rubrique Rattachements : son profil est révoqué et son accès cesse à la requête suivante, sans attendre. Depuis la page Comptes, vous pouvez aussi déconnecter tous ses appareils. Le journal garde la trace de ce qu'elle a fait.

Qu'est-ce que le journal des faits ?

La liste, datée et signée, de tout ce qui s'est fait dans votre espace : encaissements, baux créés ou résiliés, documents émis, droits modifiés. Il est en lecture seule, y compris pour l'administrateur, et il est opposable à un propriétaire qui demande des comptes.

Données et sécurité

Où sont mes données ?

Sur un serveur dédié au service, chez l'hébergeur OVH, dans un centre de données situé au Royaume-Uni. Les sauvegardes sont conservées chiffrées dans un autre centre de données d'OVH, situé en France. La page Hébergement et sécurité décrit tout : chiffrement, sauvegardes, accès. La politique de confidentialité dit comment la question de la localisation hors du pays est traitée avec l'Autorité de protection des données.

Mes données sont-elles sauvegardées ?

Chaque nuit, chiffrées avant de quitter le serveur, et conservées hors de lui pendant plusieurs mois. La restauration est testée avant l'ouverture du service, puis régulièrement.

Une autre agence peut-elle voir mes données ?

Non. Chaque espace est isolé par le serveur à chaque requête. Aucune page, aucune liste et aucun compteur ne traverse les espaces.

Qui, chez l'éditeur, peut voir mon espace ?

Personne par l'application : le personnel de l'éditeur n'a pas de profil dans votre espace. Sa console lui montre des compteurs sur votre agence, nombre de biens, de baux, de locataires, taux d'occupation, et ce que vous avez réglé à l'éditeur ; elle n'ouvre aucune fiche, aucun bail, aucun loyer et aucun encaissement. Reste l'accès technique au serveur et à sa base de données, nécessaire aux mises à jour et aux incidents, réservé à l'exploitation et journalisé ; nous n'y touchons à vos données qu'à votre demande. Un accès de support par l'application, borné dans le temps et visible par vous, est prévu ; il n'est pas encore ouvert.

Comment récupérer ou supprimer mes données ?

Vous exportez à tout moment vos états et classeurs depuis le service. Pour une restitution complète ou une fermeture d'espace, écrivez-nous : les conditions d'utilisation décrivent les délais.

Un locataire me demande d'effacer ses données.

C'est vous qui décidez, en tant que responsable de ses données. Vous pouvez corriger sa fiche et retirer ses pièces. Les documents déjà émis, une quittance par exemple, restent : ils constatent un fait à une date, et leur conservation protège aussi celui qui les a reçus.

Support et contact

Comment obtenir de l'aide ?

Le guide utilisateur décrit chaque écran. Pour une question qui n'y trouve pas sa réponse, écrivez-nous à contact@monbailfacile.com. Pendant le pilote, une première installation avec vous, sur votre parc, fait partie de l'accompagnement.

Comment signaler un problème ou proposer une amélioration ?

Par les mêmes canaux. Décrivez ce que vous faisiez, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé, avec une capture d'écran si possible. Ce que vous remontez alimente directement les évolutions du service.

Le service fonctionne-t-il sur téléphone ?

Oui, depuis le navigateur du téléphone. Les écrans s'adaptent à la largeur, et les documents PDF s'ouvrent comme sur un ordinateur. Il n'y a pas d'application à installer.