Guide utilisateur

Mise à jour du 22 octobre 2026. Ce guide décrit MonBailFacile écran par écran, dans l'ordre de la barre latérale de l'application.

Chaque écran est présenté de la même façon : à quoi il sert, comment y aller, ce que l'on y fait, et ce que le produit refuse de faire. Le refus est décrit autant que l'action : un message qui arrête une saisie est presque toujours la règle de gestion du métier, et la connaître évite de chercher une manipulation qui n'existe pas.

Les captures d'écran viennent d'un jeu de démonstration. Les agences, les propriétaires, les locataires, les adresses et les montants qu'elles portent sont inventés.

Si une rubrique de ce guide ne figure pas dans votre barre latérale, c'est que vos rôles ne portent pas les droits correspondants. Demandez-les à l'administrateur de votre espace, qui les accorde depuis la page Rattachements.

Ouvrir un espace et se connecter

La page d'accueil

L'adresse publique présente le service, les tarifs en vigueur et une galerie de biens. Elle porte deux boutons : se connecter, et créer un espace.

Les tarifs affichés ici viennent du serveur, pas d'une image : ils sont toujours ceux du jour.

Créer son espace

La première question posée est ce que vous gérez, et elle décide de la suite.

« Je gère les biens d'autrui » ouvre l'espace d'une agence. Vous déclarez la raison sociale, les coordonnées de l'agence, puis votre compte d'administrateur. Votre espace démarre vide : vous y enregistrerez vos propriétaires, vos biens, vos locataires.

« Je gère mes propres biens » ouvre l'espace d'un propriétaire qui se gère lui-même. Vous ne déclarez que vous, et votre fiche de propriétaire est créée en même temps que l'espace : vous n'avez pas à la saisir ensuite.

« Je gère les biens d'un proche » ouvre l'espace d'une personne qui suit les biens d'un parent ou d'un proche, sans être une agence. Vous ne déclarez que vous. Aucune fiche de propriétaire n'est créée d'office : vous enregistrez ensuite le propriétaire dont vous gérez les biens, puis ses biens. Les documents remis à vos locataires et au propriétaire parlent de vous comme d'une personne, jamais comme d'une agence.

Dans les deux cas, le produit est entier dès l'inscription, et la formule gratuite jusqu'à trois biens sous bail est permanente. Aucun moyen de paiement n'est demandé.

La case « J'ai lu et j'accepte les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité » doit être cochée. Les deux textes s'ouvrent dans un nouvel onglet depuis la case, sans perdre la saisie en cours. Le bouton d'enregistrement reste inactif tant que la case ne l'est pas.

Ce que le produit refuse. Une adresse électronique déjà utilisée : « Cette adresse est déjà utilisée. Connectez-vous, ou inscrivez-vous avec une autre adresse. » Un compte appartient à une personne et sert dans tous les espaces où elle travaille ; il ne se duplique pas.

Se connecter

Adresse électronique et mot de passe. Le lien « Mot de passe oublié » envoie un lien de réinitialisation valable une heure ; une nouvelle demande faite dans les cinq minutes n'envoie rien de plus, et la réponse de l'écran reste la même pour ne pas révéler si l'adresse existe.

Un compte créé par votre agence reçoit une invitation valable sept jours, avec un lien pour choisir son mot de passe. Passé ce délai, l'administrateur renvoie l'invitation depuis la page Comptes.

Une session reste ouverte une heure, se prolonge d'elle-même tant que vous travaillez, et ne dépasse jamais trente jours : au-delà, la connexion est redemandée.

Quand les conditions d'utilisation changent de version, une fenêtre bloquante les présente à la connexion suivante. Elle propose de les accepter, ou de se déconnecter. Rien d'autre n'est accessible tant que le choix n'est pas fait.

Si votre compte est rattaché à plusieurs périmètres, une fenêtre demande sous quel profil vous entrez. Le profil actif décide de ce que vous voyez et de ce que vous pouvez faire ; il se change à tout moment depuis le menu de votre compte.

Pilotage

Tableau de bord

À quoi il sert. Savoir en trois secondes où en est le portefeuille. C'est la page d'accueil de l'application.

Comment y aller. Rubrique « Pilotage », page « Tableau de bord », ou le logo en haut de l'écran.

Six chiffres : biens gérés, taux d'occupation, locataires, baux actifs, encaissé ce mois, impayés. Dessous, la liste des échéances en retard de paiement, avec le bien, le locataire et le montant dû.

Chaque chiffre porte sur le périmètre de votre profil actif. Un profil de propriétaire ne voit que ses biens, un profil d'agence voit tout l'espace.

Statistiques

À quoi il sert. Chercher un chiffre, le filtrer, le suivre dans le temps, et l'éditer en PDF. Le tableau de bord se lit en arrivant, cet écran s'ouvre avec une question précise.

Comment y aller. Rubrique « Pilotage », page « Statistiques ».

Quatre axes, présentés en onglets : parc et occupation, recouvrement, revenus, propriétaires. Les filtres sont au-dessus des onglets et survivent au changement d'onglet : vous posez une période, un propriétaire ou une commune une seule fois, puis vous comparez les quatre axes sur le même périmètre.

Les courbes se lisent au mois, au trimestre ou à l'année, selon le pas choisi. Le bouton d'édition produit le rapport en PDF, avec les filtres appliqués rappelés en tête du document.

Ce que le produit refuse. Une période dont la fin précède le début. Le rapport serait vide, et un document vide se lit comme une panne.

Actes à valider

À quoi il sert. Recevoir le second regard d'un tiers sur les actes rares et coûteux. Sept actes ne s'exécutent plus au clic : annuler un paiement encaissé, résilier un bail en cours, remettre en vigueur un bail résilié, modifier un bail en cours, donner congé au locataire, rétracter un congé, restituer la caution d'un bail. Ils déposent une demande, qui attend ici.

Comment y aller. Rubrique « Pilotage », page « Actes à valider ». L'écran s'ouvre sur les demandes en attente, qui sont le travail à faire ; les autres se retrouvent par le filtre.

Chaque ligne dit l'acte demandé, sa cible, le motif écrit par le demandeur, et qui l'a déposé. Deux décisions : valider, ce qui exécute l'acte immédiatement, ou refuser, ce qui demande un motif.

Trois comportements à connaître :

• L'objet visé ne change pas tant que l'acte n'est pas exécuté. Un bail dont la résiliation attend reste un bail actif, et les écrans l'annoncent ainsi.
• Une demande validée peut échouer. Les contrôles se refont au moment de l'exécution, pas au dépôt : un paiement déjà extourné entre-temps ne s'extourne pas deux fois. L'erreur s'affiche alors sur la ligne.
• Le demandeur peut valider sa propre demande, parce qu'une agence d'une seule personne n'a pas de tiers sous la main. La ligne porte alors la mention « Validé par son propre demandeur ».

Ce que le produit refuse. Reprendre une décision : « Cette demande a déjà été traitée. » Refuser sans motif : « Un refus porte son motif : le demandeur doit savoir ce qui lui est reproché. » Retirer une ligne de cet écran, quelle qu'en soit l'issue : la base elle-même refuse la suppression.

Journal des faits

À quoi il sert. Savoir ce qui s'est passé dans l'espace, dans l'ordre où c'est arrivé, et par qui.

Comment y aller. Rubrique « Pilotage », page « Journal des faits ».

Les faits se filtrent par période et par type. Un clic sur une ligne ouvre le détail : l'auteur, l'objet concerné, et ce qui a changé. Un filtre « jusqu'au 31 » contient bien la journée du 31 entière.

Le journal ne se modifie pas et ne se purge pas depuis les écrans. C'est sa raison d'être.

Parc

Biens

À quoi il sert. Tenir le parc confié à l'agence : ce qui existe, où, à qui, et dans quel état d'occupation.

Comment y aller. Rubrique « Parc », page « Biens ».

Un bien porte une désignation, un type, un propriétaire, une localisation (commune, quartier, rue, avenue, numéro d'adressage, repère, et au besoin les coordonnées), un nombre de pièces, une superficie, un loyer de référence et une description.

Un immeuble se déclare comme un bien composite, avec ses unités saisies dans le même formulaire. Une unité porte son niveau et son propre propriétaire si la copropriété le veut ; elle laisse sa localisation vide et la tient de l'immeuble. Un bail se signe sur l'immeuble entier ou sur une unité, jamais sur les deux à la fois.

La pastille d'état se lit : disponible, bientôt disponible, loué, travaux. Aucun écran n'écrit cet état : il se déduit des baux et des interventions. Un logement occupé pendant des travaux reste loué, avec une seconde pastille pour les travaux.

L'action « Photographies » ouvre la galerie du bien : ajout, légende, ordre d'affichage, et le marquage de celles qui pourront paraître sur les pages publiques. Les images ne sont jamais servies depuis un service distant.

Ce que le produit refuse. Supprimer un bien qui a servi : « Ce bien est rattaché à des contrats de bail et ne peut pas être supprimé. » Placer un bien dans une de ses propres unités : « Un bien ne peut pas être placé dans une de ses propres unités. » Enregistrer un nouveau bail quand le quota de la formule est atteint, les baux existants n'étant pas touchés.

Propriétaires

À quoi il sert. Tenir les mandants dont l'agence gère les biens, et ce que l'agence leur doit.

Comment y aller. Rubrique « Parc », page « Propriétaires ».

Une fiche porte l'identité, les coordonnées, la profession, la pièce d'identité et le taux de commission de gestion appliqué à ce mandant. Le taux saisi sur la fiche l'emporte sur le taux général de l'agence.

Trois actions depuis la liste :

• Relevé de gérance : le document qui récapitule, sur une période, les loyers encaissés pour ce propriétaire, la commission retenue, les versements déjà faits et le reste à verser.
• Enregistrer un reversement : l'écriture du versement fait au propriétaire.
• Pièces du mandant : le mandat, les titres, les pièces justificatives téléversées au dossier.

Ce que le produit refuse. Retirer un propriétaire qui porte des biens : transférez-les ou supprimez-les d'abord. Éditer un relevé sur une période dont la fin précède le début. Verser sur une ligne déjà soldée : « Rien ne reste à verser sur cette ligne. »

Interventions

À quoi il sert. Suivre les travaux signalés et en cours dans le parc. La question « quels travaux courent chez moi » est une question d'agence, pas une question de bien : l'écran est donc au premier rang et non caché dans une fiche.

Comment y aller. Rubrique « Parc », page « Interventions ».

Une intervention se signale sur un bien, avec sa nature, l'intervenant et le coût estimé. Elle avance ensuite par étapes : commencer, achever, classer, interrompre. Le coût réel se constate à l'achèvement.

Un signalement venu du locataire nomme le bail sous lequel il est fait.

Ce que le produit refuse. Démarrer des travaux sans dire quand : « Donnez le jour où les travaux ont commencé : il se saisit et ne se devine pas. » Un signalement de locataire sans bail. Retirer une intervention autrement que parce qu'elle a été saisie par erreur.

Location

Locataires

À quoi il sert. Tenir les occupants des biens gérés. Un locataire existe avant son bail : on crée la fiche, puis on lui signe un contrat.

Comment y aller. Rubrique « Location », page « Locataires ».

Identité, coordonnées, profession, occupation, pièce d'identité. Le filtre « Avec un bail actif » sépare les locataires en cours des anciens. L'action « Pièce d'identité » ouvre le dossier de pièces de la personne.

Ce que le produit refuse. Supprimer un locataire qui a signé : « Ce locataire est rattaché à des contrats de bail et ne peut pas être supprimé. » Une fiche porte l'historique des baux, et cet historique ne s'effondre pas parce qu'un locataire est parti.

Contrats de bail

À quoi il sert. Établir les baux et les conduire jusqu'à leur fin. C'est l'écran le plus dense du produit, parce que le bail porte tout ce qui en découle : l'échéancier, les frais d'entrée, la caution, les états des lieux, le congé, la résiliation.

Comment y aller. Rubrique « Location », page « Contrats ». Deux onglets : les baux en cours de validité, et les baux résiliés ou terminés.

Établir un bail. On choisit le locataire, puis les biens loués, filtrés au besoin par propriétaire. On saisit les dates, le montant du loyer, le jour d'échéance, la périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle), le moment du paiement (d'avance ou à terme échu), le préavis en mois, l'avance de loyer, la caution et la part de caution éventuellement réservée aux factures impayées, ainsi que la commission de l'agence.

L'échéancier se génère à l'enregistrement du bail, en entier, jusqu'à la date de fin. Vous n'avez pas d'échéance à saisir une par une.

La fin de bail se cale sur un mois entier. Une date de fin posée en milieu de mois est reportée au dernier jour du mois, et l'écran l'annonce avant l'enregistrement.

Un bail déjà commencé ailleurs se reprend. Quand la date de début est antérieure au mois courant, un encadré « Prise en gestion » apparaît : la date « Suivi à partir du » dit à partir de quand l'échéancier démarre dans le produit, et le champ « Impayé reporté » dit ce que le locataire doit encore. Le bail garde sa vraie date de début. Les loyers déjà gérés avant, par vous ou par une autre agence, n'entrent pas.

Les actions de la ligne, selon l'état du bail :

Ce que le produit refuse. Une date de fin antérieure au début. Une date de prise en gestion qui ne tombe pas un premier de mois, ou qui tombe après la fin du bail. Une résiliation sans date de sortie, ou qui prolongerait le bail : « Une résiliation raccourcit un bail, elle ne le prolonge pas : un bail arrivé à son terme se constate expiré. » Un congé qui ne dit pas qui le donne, ou quand le locataire part. Une sortie qui couperait une échéance déjà réglée : « Une échéance réglée ne se retire pas : remboursez-la, ou choisissez une sortie plus tardive. » Une demande de modification qui ne change aucune valeur.

États des lieux

À quoi il sert. Constater l'état du logement à l'entrée et à la sortie, pièce par pièce, et confronter les deux constats au départ du locataire.

Comment y aller. Depuis la ligne d'un bail, action « États des lieux ».

Un constat se dresse avec son type, entrée ou sortie, et sa date. Il peut aussi rectifier un constat existant, ce qui est la seule façon de corriger un constat clos.

La grille se saisit par pièce et par élément, avec l'état relevé et les observations. Chaque ligne accepte des photographies. Les relevés de compteur se saisissent à part : le compteur, son numéro, son index.

Tant qu'il est en brouillon, tout se reprend. La clôture est ce qui arrête ce que le constat atteste : après elle, la grille et les photographies ne bougent plus, et la fiche peut être éditée en PDF.

La confrontation d'un constat de sortie à celui d'entrée montre, élément par élément, ce qui a changé. C'est le document sur lequel se décide une retenue pour dégradations.

Ce que le produit refuse. Le même élément d'une même pièce deux fois dans un constat : il ne se constate qu'une fois. Modifier ou photographier un constat clos : dressez un constat rectificatif. Éditer la fiche d'un brouillon : un document émis fait foi, et attester d'un constat non clos laisserait le locataire le contester.

Comptabilité

Loyers

À quoi il sert. Suivre les échéances de loyer et les encaisser.

Comment y aller. Rubrique « Comptabilité », page « Loyers ». Trois onglets : impayées, partielles, payées.

Chaque ligne porte le bail, le bien, le locataire, la période couverte, le montant dû, le déjà réglé et le reste à régler.

Les actions d'une échéance : encaisser un versement, voir les versements déjà reçus, imprimer la quittance quand elle est soldée, imprimer l'avis d'échéance quand elle ne l'est pas. Un encaissement se saisit avec son montant, son mode de règlement et sa date ; un versement partiel est accepté, et l'échéance passe alors en partielle.

Le bouton « État des impayés » édite la liste en PDF, telle que les filtres la montrent.

Ce que le produit refuse. Un avis sur une échéance intégralement réglée : « un avis annoncerait un reste à payer nul. Émettez la quittance. » Une quittance sur une échéance qui ne l'est pas. Un mode de règlement désactivé dans vos nomenclatures.

Journal des paiements

À quoi il sert. Voir tout ce qui a été reçu et rendu, dans l'ordre où c'est arrivé. Le journal est en ajout seul : une écriture ne se modifie ni ne se supprime, une écriture inverse s'ajoute.

Comment y aller. Rubrique « Comptabilité », page « Paiements ». Les onglets séparent les encaissements, les reversements aux propriétaires, les extournes, les remboursements et les reprises de solde.

Les actions d'une écriture : voir le détail, imprimer le reçu, imprimer le document de restitution quand il s'agit d'une caution rendue, et demander l'extourne. Le bouton « Éditer le journal » produit le PDF des encaissements sur la période filtrée.

L'extourne passe par le second regard. Elle s'appelle « Demander l'annulation d'une écriture » et dépose une demande motivée dans la file des actes à valider. Rien ne change avant la validation.

Ce que le produit refuse. Extourner deux fois : « Ce paiement a déjà été extourné. » Réduire une échéance encaissée en trop : extournez le trop-perçu d'abord.

Recouvrement

À quoi il sert. Suivre les créances confiées à un huissier ou à un avocat, quand les relances n'ont rien donné.

Comment y aller. Rubrique « Comptabilité », page « Recouvrement ». Deux onglets : les baux à mettre en recouvrement, c'est-à-dire ceux qui ont épuisé leurs relances, et les dossiers ouverts.

Le chemin normal est : avertir le locataire avant recouvrement, puis ouvrir le dossier en nommant le tiers et les frais engagés, puis enregistrer les étapes que le tiers rapporte, puis clore avec son issue. Un dossier clos se rouvre si la poursuite reprend.

Ce que le produit refuse. Ouvrir un dossier sur un bail sans échéance impayée. Ajouter une étape à un dossier clos : « ses étapes ne bougent plus. Rouvrez-le si la poursuite reprend. » Clore sans motif, que le propriétaire demandera en voyant sa créance abandonnée.

Documents émis

À quoi il sert. Retrouver un document déjà remis : quittance, avis d'échéance, reçu, quittance ou reçu de frais d'entrée, document de restitution, relevé de gérance, fiche d'état des lieux. Les documents ne s'émettent pas depuis cet écran, mais depuis l'échéance, le versement ou le bail concerné.

Comment y aller. Rubrique « Comptabilité », page « Documents émis ». Les onglets séparent les types, et distinguent les documents actifs des documents annulés.

Un document émis est indélébile. Il ne se modifie pas, ne se remplace pas et ne se supprime pas : une erreur s'annule, ce qui laisse la trace de l'annulation et de son motif, puis se réémet.

Chaque document porte un code de vérification et son QR. Toute personne qui le reçoit peut contrôler son authenticité sur la page de vérification, sans compte et sans être identifiée.

L'action « Envoyer au locataire » remet la quittance par courriel. Les quittances peuvent aussi partir seules : voir le réglage des envois aux locataires.

Ce que le produit refuse. Annuler deux fois : « Ce document est déjà annulé. » Envoyer autre chose qu'une quittance : « Seule une quittance se remet au locataire par la plateforme. Les autres documents se téléchargent et se remettent à la main. » Doubler un envoi déjà en attente.

Réglages

Mon agence

À quoi il sert. Tenir tous les réglages de votre agence, rangés en six onglets : « Identité », « Gestion et argent », « Mandats », « Baux », « Locataires » et « Avertissements légaux ». L'onglet « Gestion et argent » fixe notamment ce que votre agence facture à ses propriétaires : le taux de commission de gestion appliqué par défaut.

Comment y aller. Rubrique « Réglages », page « Mon agence ». L'onglet ouvert se lit dans l'adresse de la page : son lien mène droit au réglage.

Le taux posé ici sert de défaut. Le taux saisi sur la fiche d'un propriétaire l'emporte pour ce mandant.

Ce taux est la commission que votre agence prélève au propriétaire. Il n'a aucun rapport avec ce que votre agence paie pour utiliser MonBailFacile, qui se lit sur la page de l'abonnement.

Mon abonnement

À quoi il sert. Savoir où vous en êtes de votre formule : le quota de biens loués, ce qu'il reste à enregistrer, le rythme de règlement, la date de fin, et l'historique de facturation.

Comment y aller. Rubrique « Réglages », page « Mon abonnement ».

L'assiette est le nombre de biens sous bail actif, jamais le nombre de baux, jamais le nombre d'utilisateurs. Un locataire qui part et un autre qui arrive sur le même lot ne consomment qu'une seule place. Un bail qui porte quatre appartements en consomme quatre.

Tant que le quota n'est pas atteint, vous ajoutez des baux librement : aucun décompte, aucune facture intermédiaire. Quand il est atteint, l'écran le dit et le prochain bail est refusé ; les baux existants ne sont jamais touchés.

Le paiement en ligne n'est pas encore ouvert. Une demande de changement de formule crée une ligne à régler, et le quota ne change qu'au règlement constaté. Prenez contact avec nous pour le règlement.

La page « Choisir ma formule » présente les paliers avec leur prix annuel et mensuel. Le produit est entier à tous les paliers : seul le nombre de biens change. Le règlement mensuel revient à environ un tiers de plus sur l'année.

Ce que le produit refuse. Deux changements de formule en attente en même temps. Une baisse de formule en cours de période : « choisissez une formule plus basse à votre renouvellement. »

Envois aux locataires

À quoi il sert. Régler ce que vos locataires reçoivent quand ils paient, et quand ils ne paient pas.

Comment y aller. Rubrique « Réglages », page « Mon agence », onglet « Locataires ».

La quittance automatique part dès qu'une échéance est soldée. Elle est active par défaut, parce qu'une quittance est due au locataire qui a payé. L'agence qui remet ses quittances en main propre coupe l'interrupteur et les émet à la demande.

Les relances se règlent en moments, comptés en jours avant ou après l'échéance. Les moments proposés par MonBailFacile sont un rappel trois jours avant l'échéance, puis deux relances à cinq et vingt jours après. Tant que vous n'y touchez pas, ce sont eux qui s'appliquent ; un bouton les rétablit si votre réglage ne vous convient plus.

Chaque relance part le matin, par courriel, au locataire concerné. Un message porte toutes les échéances non réglées du bail, pas seulement celle qui l'a déclenché.

Une liste de relances vide est acceptée, et signifie exactement ce qu'elle dit : vos locataires ne recevront aucun message automatique.

Nomenclatures

À quoi il sert. Tenir les listes de valeurs que les écrans de saisie proposent : types de bien, modes de règlement, types de pièce, natures d'intervention.

Comment y aller. Rubrique « Réglages », page « Nomenclatures ».

Deux natures de valeurs cohabitent. Les valeurs standards viennent du produit : elles ne se modifient pas et ne se suppriment pas, mais elles se masquent, ce qui les retire de vos écrans de saisie sans toucher aux données qui les emploient déjà. Les valeurs de votre agence se créent, se modifient et se suppriment tant qu'elles ne servent nulle part.

Une valeur appartient à un groupe, et ce groupe ne change plus après la création. Une valeur peut être la déclinaison d'une autre, ce qui construit les listes en arbre.

Ce que le produit refuse. Modifier une valeur standard : « vous pouvez la masquer ou ajouter vos propres valeurs à côté. » Masquer une valeur encore employée : réaffectez les objets qui la portent d'abord. Rendre un type sa propre déclinaison, ou fermer une boucle : « Ce lien fermerait une boucle : le type choisi descend déjà de celui-ci. »

Reprendre un parc existant

À quoi il sert. Enregistrer le parc qu'une agence gère déjà, propriétaire par propriétaire : ses biens, puis le locataire et le bail de chaque bien loué. Le parcours enchaîne les formulaires de tous les jours, chacun pré-rempli de ce que le précédent vient de créer. Vous reprenez ce que vous voulez, quand vous voulez : rien n'oblige à tout enregistrer.

Comment y aller. Rubrique « Réglages », page « Reprendre mon parc ».

La page s'ouvre sur quatre compteurs, qui disent où en est la reprise dans tout votre espace : propriétaires, biens, biens sans bail et baux en cours. Vous pouvez vous arrêter et reprendre le lendemain, ou répartir le travail entre plusieurs collègues : rien n'est gardé dans le navigateur, tout se relit dans l'application.

Saisir la date de prise en gestion, une fois, en tête du parcours. C'est le jour à partir duquel l'application porte les échéances des baux repris ; les loyers d'avant restent réglés et suivis ailleurs. Elle tombe un premier de mois, et chaque bail la reçoit en proposition : vous la changez sur un bail, par exemple pour un immeuble repris plus tard que les autres.

Choisir le propriétaire, ou l'ajouter. « Suivant » enregistre le propriétaire et ouvre aussitôt le formulaire de son premier bien.

Ajouter ses biens. Un immeuble se saisit avec ses unités, dans le même formulaire. La liste « Biens de ce propriétaire » montre ensuite les unités et les biens indépendants, ceux qui se louent.

Reprendre le bail d'un bien loué, depuis le menu de sa ligne : « Créer le locataire, puis le bail », ou « Bail avec un locataire déjà enregistré ». Le bail s'ouvre avec le bien, le locataire, le loyer de référence et la date de prise en gestion déjà posés. Saisissez les vraies dates du bail, ce que le locataire avait versé à l'entrée, et ce qu'il devait ou avait payé d'avance au jour de la reprise. Une fois le bail créé, la fenêtre des frais d'entrée s'ouvre, comme depuis la page « Contrats » ; elle se ferme sans rien saisir.

Ce que le produit refuse. Une date de prise en gestion qui ne tombe pas un premier de mois : les gestes de bail restent grisés tant qu'elle n'est pas juste. Pour le reste, chaque formulaire refuse ce qu'il refuse partout ailleurs.

Accès

Rôles

À quoi il sert. Décider ce que les gens peuvent faire. Un rôle est un contenant de privilèges : il ne confère que ce qu'il contient.

Comment y aller. Rubrique « Accès », page « Rôles ».

Les rôles standards viennent du produit : administrateur d'agence, gestionnaire, comptable, et les rôles des acteurs externes. Ils ne se modifient pas, mais ils se masquent si votre organisation ne les emploie pas, et se remettent ensuite.

Les rôles de votre agence se créent, se composent privilège par privilège, se modifient, et se suppriment tant qu'aucun rattachement ne les emploie. Le détail d'un rôle montre ses privilèges et ses interdictions.

Ce que le produit refuse. Modifier un rôle standard. Supprimer un rôle employé : désactivez-le plutôt, il disparaîtra des écrans sans rien casser. Mélanger les natures : « Ce rôle déclare des domaines de privilège incompatibles avec sa nature. » Un privilège de l'éditeur n'entre pas dans un rôle d'agence.

Rattachements

À quoi il sert. Dire qui travaille chez vous, sur quel périmètre, et avec quels rôles. Le rattachement est ce qui relie un compte à votre espace ; sans lui, un compte n'y voit rien.

Comment y aller. Rubrique « Accès », page « Rattachements ».

Trois natures de périmètre. Agence : toutes les données de l'espace. Propriétaire : les biens de la fiche propriétaire désignée, et eux seuls. Locataire : le contrat de la fiche locataire désignée.

Un rattachement porte un ou plusieurs rôles, qui se reprennent à tout moment. Un rattachement se révoque, ce qui ferme l'accès sans effacer la trace de ce qui a été fait.

Ce que le produit refuse. Un rattachement de type locataire qui ne désigne pas une fiche locataire, et réciproquement pour le propriétaire. Un rattachement de plateforme créé depuis une agence.

Comptes

À quoi il sert. Créer les comptes des personnes que vous rattachez à votre agence, et les dépanner.

Comment y aller. Rubrique « Accès », page « Comptes ».

Un compte se crée avec l'identité et l'adresse électronique de la personne. Elle reçoit une invitation valable sept jours pour choisir son mot de passe : vous ne posez jamais le mot de passe d'un collègue, et personne ne peut le lire.

Deux dépannages depuis la liste : renvoyer l'invitation, quand le délai est passé ou le courriel perdu, et déconnecter un compte de tous ses appareils, quand un téléphone est perdu ou qu'un départ est immédiat.

Un compte ne se partage pas. Chacun le sien, avec ses rôles : c'est ce qui fait que le journal des faits nomme quelqu'un.

Ce que le produit refuse. Une adresse déjà utilisée. Retirer un compte encore rattaché : révoquez le rattachement, ou désactivez le compte.

Mon compte

Comment y aller. L'avatar en haut à droite de l'écran, sur toutes les pages.

Six entrées :

• Voir mes profils actifs : la liste des périmètres où vous travaillez, et le changement de profil actif. Le profil décide de ce que vous voyez.
• Mes appareils connectés : les sessions ouvertes de votre compte, avec la possibilité de fermer celles que vous ne reconnaissez pas.
• Choisir mon thème : la teinte de votre interface. Le choix vous suit d'un appareil à l'autre.
• Changer mon mot de passe : l'ancien est demandé avant le nouveau.
• Aide et guide : ce guide, ouvert dans un nouvel onglet pour ne pas perdre une saisie en cours.
• Déconnexion.

Ce que le produit refuse. Changer de mot de passe sans le mot de passe actuel : « Le mot de passe actuel est incorrect. »

Vérifier un document

À quoi il sert. Permettre à qui reçoit une quittance, un reçu ou un relevé de contrôler qu'il est authentique, et qu'il n'a pas été annulé.

Comment y aller. Chaque document émis porte un code et son QR. Le QR mène directement à la page, dont l'adresse commence par /v/. Aucun compte n'est nécessaire.

La page affiche d'abord le verdict, en grand : le document est valide, ou il est annulé. Dessous, ce qu'il atteste, et un bouton pour en télécharger l'exemplaire authentique.

Le visiteur n'est pas identifié. La page ne demande rien et ne conserve rien de lui.

Ce que le produit refuse. Un code incomplet ou erroné : « Aucun document ne correspond à ce code. Vérifiez que l'adresse a été saisie en entier, ou scannez de nouveau le code du document. »

Console de l'éditeur

Cette rubrique n'existe que pour le personnel de l'éditeur de MonBailFacile. Une agence cliente ne la voit jamais, pas même repliée : ses privilèges ne peuvent être portés par aucun rôle d'agence.

Elle porte trois pages : la vue consolidée du parc et de la recette de la plateforme, la liste des agences clientes, et la file d'envoi des courriels, qui dit ce qui est parti et ce qui n'arrive pas.

La console compte, elle n'ouvre aucun dossier. Elle montre par agence des compteurs, nombre de biens, de baux, de propriétaires, de locataires, taux d'occupation, comptes rattachés, ainsi que les coordonnées de l'agence, sa formule et ce qu'elle a réglé à l'éditeur. Aucune fiche de bien, de propriétaire ou de locataire, aucun bail, aucun loyer et aucun encaissement d'une agence ne s'y consultent.

Où trouver de l'aide

La page Questions fréquentes répond aux demandes les plus courantes sur les formules, les baux, les loyers, les documents et la sécurité des données.

Les textes qui engagent l'éditeur se lisent sur trois pages : les conditions d'utilisation, la politique de confidentialité, et la page Hébergement et sécurité, qui dit où les données sont conservées et comment elles sont protégées.

Pour une question qu'aucune de ces pages ne traite, écrivez-nous à contact@monbailfacile.com.